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2015年4月13日月曜日

【フィリピン仕事術】メールのタイトルを工夫するだけじゃあまり効果なかったって話



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"Envelope2". Licensed under CC 表示-継承 3.0 via ウィキメディア・コモンズ.



2013年7月にマニラに来て、入社して数日後に悟ったのは


「噂には聞いていたけど、日本のペースでは働けない(こちらからフォローアップしないと仕事が日本ペースでは進まない)」


でした。
郷に入れば郷に従えってことですね。


フィリピンの日系企業で働く日本人は、日系企業向けに日本語で仕事するだけでなく、
「フォローアップ要員」と言っても過言ではないかもしれません。
まぁほら、アレですね。
日系企業は日本の常識を求めがちですが、ここはフィリピン。


そこに日系ベンダー(とそこで働く日本人)の存在意義があって、だから日系企業はローカル企業と比べるとコストがめっちゃくちゃ高いんですよ…
日本人の給料はフィリピン人とは全然違いますからね…
フィリピン現地採用の日本人が「2〜3万ペソ」で働いていると思っている人もいらっしゃるのかもしれませんけど…
違いますよ…月収を年収と勘違いされるくらいの(それなりの)高給取りですよ…
日本のサラリーマン様に比べれば雀の涙ですが…
お客さんが英語ペラペラでベンダーとの交渉やスケジュール管理もできるなら、家具とかIT機器とかとかわざわざ日系ベンダーに出す必要はまったくないんですよ…


おっと、話が逸れました。


話を元に戻しましょう。


日本で染み付いた仕事のやりとりはこちらではあまり通用しないのでフォローアップ必須なんですけど、手持ちの案件が多いとフォローアップするのも手間かかるんですよね。だから、業務依頼メール、特に事務職女子への事務処理依頼は、わかりやすく書くようにしていました。

特にメールの件名。と言っても大したことはしてなくて。






見積作成の依頼なら、プレフィックスに

[RFQ][お客さんの社名]
※RFQは「Request for quotation」の略


としていたし、他にも

案件を受注したら:
[PO][お客さんの社名]
※POは「Purchase Order」の略


検収終わって請求処理を進めたかったら:
[COP][お客さんの社名]
※COPは「Completion of Project」の略


という感じです。まぁ普通ですね。日本なら。
(これならccのグループアドレスにいる他の人たちが「私には関係ない」と一目瞭然だし)




例えば

[RFQ][ABC]File Server Replacement

とすれば、「ABC社向けのファイルサーバリプレース案件の見積作成依頼」とだいたいわかるじゃないですか。


って、「わかるじゃないですか」って言ってわかってくれるのは日本人だけです。


ここで「だから(見積り作るチームの人なら)すぐやってくれるよね」と相手を期待しちゃうのがフィリピン素人な日本人なんだけど、期待するだけじゃ全然進まなくて、



・メールしたら即相手の席に行く or 電話して、依頼した日程で終わるか確認。無理ならその時点で期日を延ばすか、期日延ばせない案件ならなんと理由あれこれ作ってねじ込む
・対応期日の前日にリマインドする



これくらいのリスクマネジメントしないと仕事が進まないと学びました。



まぁ前日にリマインドしても5割くらいは「えっ」ということになるんですが…



その話はまた次のエントリで…





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